Faktury elektroniczne – dobry wybór dla każdej firmy!

2242
Można korzystać z nich od lat, chociaż nadal wiele firm wybiera te w wersji papierowej. Faktury elektroniczne to sprawdzony wybór dla każdego biznesu!

Faktura nie musi mieć formy papierowego dokumentu – może być także przygotowana, przesłana i przechowywana w postaci elektronicznej. Faktury elektroniczne, czyli e-faktury są obecne także w polskim systemie prawnym i podatkowym, ale nadal nie są stosowane we wszystkich firmach.

Czym dokładnie jest faktura elektroniczna? Jakie są główne zalety stosowania e-faktur? W końcu, jak można przygotować, przekazać i przechować fakturę w postaci elektronicznej?

Faktura elektroniczna – co to jest?

Faktura elektroniczna, czyli e-faktura jest rodzajem dokumentu elektronicznego, który posiada cechy faktury. Za jej pomocą można rozliczać się w taki sam sposób, jak przy fakturach tradycyjnych – papierowych.

Dzisiaj z faktur elektronicznych korzysta coraz więcej osób na całym świecie – także są one dostępne w Polsce.

W postaci elektronicznej można wystawić:

  • fakturę VAT
  • duplikat faktury
  • fakturę korygującą

Faktura elektroniczna najczęściej wygląda jak zwykła faktura – nie musi być jednak opatrywana podpisem, także podpisem elektronicznym. Może być przesyłana do odbiorców z wykorzystaniem widomości e-mailowych lub też z zastosowaniem specjalnych systemów EDI (Electronic Data Interchange), do elektronicznej wymiany danych.

Aby można było przesłać fakturę elektroniczną do odbiorcy, konieczne jest wcześniejsze uzyskanie jego akceptacji. Akceptacja może mieć dowolną formę, na przykład może być to wiadomość e-mail czy zaznaczenie odpowiedniej opcji przy składaniu zamówienia on-line.

Zalety korzystania z faktur elektronicznych:

  • oszczędność pieniędzy – faktury elektroniczne są tańsze w przygotowaniu od faktur papierowych, a także nie wymagają ponoszenia kosztów przesyłki pocztowej
  • terminowość – w porównaniu ze zwykła fakturą ta elektroniczna może być dostarczona do odbiorcy niemalże od razu z dowolnego miejsca na świecie
  • ekologia – e-faktury są przyjazne dla środowiska naturalnego, ponieważ do ich przygotowania nie stosuje się papieru
  • szybkość – wystawienie faktury elektronicznej jest błyskawiczne, gdy korzystamy w tym celu ze specjalnych programów fakturujących
  • łatwe przechowywanie – faktury elektroniczne nie zajmują fizycznej przestrzeni, dlatego są łatwe w przechowywaniu w elektronicznych archiwach, są także łatwiejsze w wyszukaniu od faktur papierowych

Jak zacząć wystawiać faktury elektroniczne?

Wystawienie faktury elektronicznej jest bardzo proste – najłatwiej możemy zrobić to z wykorzystaniem programów do fakturowania. Programy te można instalować na komputerze lub można korzystać z nich w chmurze – przez przeglądarkę internetową.

Programy fakturujące są intuicyjne w obsłudze i zapamiętują wprowadzane do nich dane, dlatego wystawianie e-faktur jest wtedy tak wygodne.

Zgodnie z przepisami, faktura elektroniczna powinna spełniać następujące wymogi:

  • autentyczność pochodzenia – pewność co do tożsamości podmioty dokonującego dostawy towarów, usługodawcy czy wystawcy faktury
  • integralność treści – oznacza, że w fakturze nie może dojść do zmiany danych
  • czytelność – faktura powinna zawierać potrzebne elementy i powinna prezentować zawarte w niej informacje w sposób czytelny

Przechowywanie faktur elektronicznych

Fakturowanie elektroniczne często wzbudza również wiele pytań dotyczących ich przechowywania. E-faktury można przechowywać w swojej oryginalnej, elektronicznej formie – bez potrzeby ich drukowania.

Podatnik ma przy tym obowiązek:

  • umożliwienia organom podatkowym i kontroli skarbowej natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do faktur
  • udostępniania organom danych związanych z autentycznością pochodzenia i integralnością treści faktur
  • odpowiedniego oznaczania faktur elektronicznych, aby były one łatwe do odnalezienia

Podobnie jak inne faktury, także faktury elektroniczne należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku.

Artykuł powstał we współpracy z firmą edison.pl z Krakowa.