Impreza firmowa dopięta na ostatni guzik

3593

Udana impreza firma sprawi, że jej wydarzenia na długi czas pozostaną w pamięci uczestników. Jak dopiąć ją na ostatni guzik?

Impreza integracyjna dla nowych i stałych pracowników, uroczysty bankiet, obiad będący zwieńczeniem udanej współpracy z klientem lub kontrahentem – to tylko niektóre imprezy firmowe wymagające odpowiedniego zaplanowania i realizacji, aby ich uczestnicy byli w pełni zadowoleni. O czym warto wtedy pamiętać?

Imprezy biznesowe kształtują odbiór firmy

Niezależnie od rodzaju planowanej imprezy, każda firma decydująca się na jej wyprawienie powinna zdawać sobie sprawę z tego, że jej ogólny przebieg oraz wrażenie, jakie pozostawi w gościach, będzie wpływało na odbiór firmy w przyszłości.

Dopracowana w najdrobniejszych detalach impreza sprawi, że wizerunek firmy na pewno na tym zyska. Będzie ona postrzegana jako bardziej profesjonalna, godna zaufania i będzie chętniej wybierana przez klientów i kontrahentów do współpracy.

Z kolei wtedy, gdy impreza firmowa okaże się niepowodzeniem, na przykład ze względu na niską jakość obsługi, brak ogólnego planu przebiegu wydarzenia, niesmaczne jedzenie, wtedy może prowadzić do pogorszenia opinii o firmie, a tym samym może również wpłynąć na jej wyniki finansowe.

Wobec tego w interesie przedsiębiorstwa powinno być takie zorganizowanie wydarzenia, aby pozostawiło ono w jego uczestnikach pozytywne wrażenie. O czym warto wtedy pamiętać?

Co składa się na udaną imprezę firmową?

Pod pojęciem udanej imprezy firmowej każdy zapytany może opowiedzieć o niej nieco inaczej. Dla niektórych to dobre jedzenie przygotowywane przez mistrzów kuchni, dla innych z kolei prestiżowa lokalizacja w centrum miasta lub elegancka, podniosłą atmosfera.

Wobec tego przy planowaniu imprezy firmowej pod uwagę trzeba wziąć szereg różnych czynników, aby można było spełnić wtedy wymagania jak największej liczby uczestników wydarzenia.

Na udaną imprezę firmową składa się między innymi odpowiednia lokalizacja – powinna być łatwo dostępna dla gości, atrakcyjna, budująca prestiż, również ważne jest wyśmienite jedzenie oraz wysokiej jakości obsługa kelnerska.

W zależności od rodzaju imprezy firmowej mogą pojawić się również inne wymagania, na przykład będzie potrzebna scena, nagłośnienie, odpowiednie oświetlenie, ekrany lub projektory kinowe.

Zatem przed przystąpieniem do rezerwacji obiektu organizator imprezy powinien zawsze określić, jakie oczekiwania do spełnienia są w tym przypadku kluczowe. To pozwoli na dobranie najlepszych ofert z wyprzedzeniem.

Organizacja imprezy firmowej – samemu czy z agencją?

Aktualnie firmy planujące imprezy firmowe mogą nie tylko prowadzić działania w tym zakresie samodzielnie, ale również mogą korzystać z usług firm zewnętrznych – agencji eventowych.

Agencje eventowe specjalizują się w aranżowaniu różnych wydarzeń biznesowych dla klientów, między innymi przygotowują dla nich bankiety, pikniki firmowe, imprezy integracyjne, konferencje, szkolenia.

Dzięki kontaktom z licznymi podwykonawcami są w stanie zaoferować swoim klientom kompleksową obsługę przy organizacji wydarzeń zarówno na kilkanaście, jak i na kilkaset osób. Wiele agencji dysponuje również własnymi przestrzeniami do prowadzenia spotkań.

Skorzystanie z usług agencji eventowych to sprawdzony wybór w sytuacji, gdy firma chce mieć pewność, że jej wydarzenie będzie dopięte na ostatni guzik. Zmniejsza się wtedy ryzyko niepowodzenia, zwłaszcza wtedy, gdy osoba odpowiedzialna za organizację wydarzenia nie ma w tej dziedzinie żadnego doświadczenia.

Współpraca opiera się wówczas na przestawieniu własnych oczekiwań w stosunku do wydarzenia – resztą może wtedy zająć się zespół agencji eventowej, który będzie mógł dobrać właściwe miejsce do prowadzenia imprezy firmowej, a także zajmie się wszystkimi związanym iż nią detalami – od ustalenia menu i wyboru ciekawych atrakcji (DJ, zespół, fotobudka), poprzez dojazd i zakwaterowanie dla gości, a skończywszy na zaopatrzeniu wydarzenia we właściwe zaplecze takie jak meble cateringowe, konferencyjne, nagłośnienie, oświetlenie, internet.