Virtual Data Room – bezpieczna i wygodna baza tajnych danych w Internecie

853

Virtual Data Room (w skrócie VDR) to elektroniczne bazy online poufnych dokumentów i informacji firmy. Korzystanie z nich jest zaszyfrowane i mogą to robić tylko ci, którzy otrzymają takie uprawnienia. Virtual Data Room można porównać to klasycznego, zwykle tajnego pomieszczenia, w którym firma gromadzi fizycznie ważne dla niej dane mające dla niej strategiczne znaczenie. Wejście do pomieszczenia jest zabezpieczone przed pojawieniem się tam niepowołanych osób i monitorowane.

Dostęp przez całą dobę

W Virtual Data Room też zgromadzone są poufne dane, dostęp do nich jest ograniczony na wiele sposobów, ale jest to o wiele lepsze rozwiązanie, ponieważ nie ma półek i szaf z segregatorami, doktórych można zajrzeć tylko w określone dni tygodnia i w ustalonym przedziale czasowym. Do VDR dostęp jest 24 godziny na dobę i przez 365 dni w roku.

VDR to po prostu strona internetowa z bardzo ograniczonym dostępem, gdzie firmy mogą przechowywać każde ważne z ich punktu widzenia dane. Informacje finansowe, czyli te dotyczące zysków, strat, kondycji firmy kadrowe, prawne i na przykład dokumentacje najnowszych rozwiązańtechnologicznych lub pomysłów na wynalazki mogące usprawnić funkcjonowanie firmy czy teżwdrożonych już w życie patentów.

Zaprasza administrator

Virtual Data Roomy są na pewno bezpieczniejsze z punktu widzenie firmy niż te tradycyjne. Dostęp do nich szyfrowany jest takimi samymi sposobami jak do bankowości elektronicznej i to administrator wydaje zgodę na uzyskanie wglądu do bazy. Może określić do jakich konkretnie dokumentów i jakim zakresie. Administrator nie tylko zaprasza do dostępu do VDR, ale również w każdej chwili może go odebrać lub ograniczyć. Wszystkie działania zarówno administratora jak korzystającego z dostępu są elektronicznie monitorowane.

VDR jest bezpieczniejsze od tradycyjnych również dlatego, że zwykle jest tam wyłączona możliwość drukowania dokumentów, robienia robienia tyk zwanych zrzutów z ekranu lub innych form kopiowania. No i oczywiście nie można ich edytować. Są wyłącznie w opcji „tylko do odczytu”.

VDR to też ogromna wygoda dla osób z nich korzystających. Nie muszą przyjeżdżać do biura, mogą pracować ze swojego lub z każdego innego miejsca na ziemi, każdego dnia i każdej porze. Potrzebny jest do tego tylko komputer z podłączeniem do Internetu.

Do audytów i finansowych fuzji

Taki systemy mogą być wykorzystywane do audytów zewnętrznych i kontroli. Stosowane są też w przypadku realizacji transakcji kupna dużej liczby akcji, fuzji lub przejęć. Potencjalni inwestorzy muszą choćby zapoznać się z kondycją finansową spółki i jej potencjałem. A do tego potrzebny jest oczywiście wgląd w poufne dokumenty.

Gdy można to by było zrobić tylko tradycyjnie to do wielu transakcji mogłoby nie dojść. Ponieważ każdy inwestor lub jego doradca musiałby przyjechać do tej firmy i siedzieć godzinami w tradycyjnym data roomie. To marnowanie czasu i pieniędzy. Wymagałoby to też pewnej logistyki, organizacji i za chowania tajemnicy, ponieważ w przypadku kilku konkurujących ze sobą inwestorów nie mogliby o sobie wiedzieć, więc musieliby pojawiać się w różnym czasie. A gdyby któryś z pracowników takiego kontrahenta zauważył, powiedział o nim innym i zachowaniu tajemnicy można by zapomnieć. Internet w tym względzie daje większą anonimowość.

Artykuł powstał przy współpracy z fordata.pl