System zarządzania zasobami ludzkimi – ang. Human Resource Management System, HRMS, Human Resource Information System, HRIS.
System zarządzania zasobami ludzkimi – zbiór działań z styku zarządzania zasobami ludzkimi (ZZL) i wykorzystania technologii informacyjnych. Łączy ZZL jako dyscyplinę, w szczególności jej podstawowe działania HR-owe, i procesy z zakresu informatyki, czego efektem jest wytworzenie stałych procedur i metod zintegrowanych w ramach organizacyjnego software’u. System taki pozwala m.in. na tworzenie szczegółowych i uporządkowanych baz danych z pojedynczych informacji.
ELEMENTY SYSTEMÓW ZZL
Zadania działów HR mają zazwyczaj charakter administracyjny i są wspólne dla wielu firm. Organizacje mogą oczywiście, w celu odróżnienia się lub zwiększenia wydajności wprowadzać bardzo sformalizowane procesy rekrutacji oraz selekcji i procedury płacowe. Bez względu na politykę firmy sprawne i skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi staje się coraz bardziej złożone. Pracownicy HR pracują na danych pracowniczych obejmujących wiele zmiennych i statystyk np. historie personalne, bazy umiejętności i zdolności, wyniki pracy, osiągnięcia, wynagrodzenia. Firmy, aby zmniejszyć nakład pracy manualnej w przetwarzaniu tych danych, zaczęły wprowadzać specjalistyczne systemy zarządzania kadrami, które mogą zautomatyzować wiele z tych czynności.
Na owe systemy składają się przede wszystkim:
- hardware (sprzęt informatyczny)
- software (oprogramowanie)
- telekomunikacja
- specjaliści obsługujący wymienione narzędzia
Początkowo, zanim w latach 80. XX wieku rozwinęły się technologie sieciowe, implementacja systemów ZZL była bardzo kosztowna ze względu na ogromne koszty stworzenia odpowiedniego oprogramowania do analizowania dużej ilości zmiennych danych. Wdrażały je w konsekwencji największe firmy. Wraz z pojawieniem się nowych możliwości jakie dawał np. internet, systemy ZZL stały się o wiele bardziej powszechne. Obecnie kadra kierownicza działów HR polegać może zarówno na wewnętrznych, jak zewnętrznych specjalistach od wdrażania systemów ZZL zintegrowanych z innymi systemami firmy.
Zakres obsługi
Obecnie systemy zarządzania kadrami mogą obejmować różnorodne moduły:
- Moduł listy płac – jego zadaniem jest usprawnienie wypłacalności firmy poprzez zautomatyzowanie procesów zbierania danych o frekwencji i obecności pracownika, obliczania różnych odliczeń i podatków, generowania okresowych kontroli płac i sprawozdań podatkowych.
- Moduł czasu i obecności – gromadzi dane dotyczące wysiłków związanych z czasem i samą pracą jednostki. Najbardziej zaawansowane moduły zapewniają szeroką elastyczność metod zbierania danych, możliwość rozdzielenia obowiązków pracowniczych. Analizy kosztów i wyników to jedne z podstawowych funkcji.
- Moduł zarządzania korzyściami – zapewnia on organizacji kierowanie i śledzenie uczestnictwa pracowników w programach oferujących różne świadczenia, obejmujących takie jak ubezpieczenia, odszkodowania, renty, emerytury.
- Moduł zarządzania HR – to składnik obejmujący wiele innych aspektów HR: od aplikacji do obliczenia emerytury. System rejestruje podstawowe dane demograficzne i adresowe, wyniki selekcji, przebieg szkolenia i rozwój pracowników, zdolności i umiejętności zarządzania oraz wiele innych pokrewnych działań. Wiodące systemy dają możliwość ” szybkiego czytania” aplikacji rekrutacyjnych i wprowadzania odpowiednich danych do specjalnie przygotowanych baz. Funkcja ta kompleksowo dotyka zagadnień rekrutacji, adaptacji, oceny, wynagrodzenia i rozwoju pracowników w firmie.
- Systemy rekrutacji online – stały się jedną z podstawowych metod stosowanych przez działów HR w celu gromadzenia potencjalnych kandydatów do objęcia dostępnych stanowisk w organizacji. Systemy zarządzania talentami typowo powinny obejmować:
- moduł analizy użyteczności danej jednostki w przedsiębiorstwie
- moduł identyfikacji potencjalnych kandydatów
- moduł rekrutacji poprzez wewnętrzne ogłoszenia firmy
- moduł rekrutacji przez strony internetowe i inne media skierowane zarówno dla rekruterów, jak i potencjalnych kandydatów
- Moduł szkoleniowy – zapewnia on organizacji możliwość zarządzania, śledzenia i kontrolowania procesów szkoleniowych i rozwojowych danego pracownika. System powiązany z tym modułem określa się jako system zarządzania nauką (SZN). Pośród swoich funkcji ma on możliwość wglądu w edukację, rozwój kwalifikacji a umiejętności pracownika oraz daje możliwość szybkiego znalezienie materiałów źródłowych, naukowych potrzebnych lub przydatnych do podniesienie danych kompetencji. Program umożliwia także implementacje kursów komputerowych, które automatycznie weryfikują umiejętności pracownika.
- Moduł samoobsługowy – moduł umożliwia pracownikom wgląd w dane związane z zasobami ludzkimi firmy. Mogą oni np. sami zbadać swoją frekwencję bez konieczności pytania się o to pracownika działu HR. Dzięki tego typu modułom przełożeni mogą także odpowiadać na wnioski składane przez pracowników, bez konieczności obciążania pracowników HR nowymi obowiązkami.
Wiele organizacji wyszło już poza tradycyjne kanony zarządzania personelem i rozwija systemy zarządzania zasobami ludzkimi, które oferująróżnorodne opcje sprawnego, szybkiego i automatycznego kierowania procesami rekrutacji, selekcji, kontrolowania obecności,analizowania skuteczności pracy itd.
UŻYTECZNOŚĆ SYSTEMÓW IT A ZZL
W dobie rozwoju technologii informacyjnych i społeczeństwa informacyjnego można powiedzieć, iż stosowanie komputerowych systemów zarządzania zasobami ludzkimi jest wręcz koniecznością. Badacze zagadnienia jakim jest szeroko rozumiane zarządzanie zasobami ludzkimi twierdzą, że wdrożenie takowych systemów to opłacalne przedsięwzięcie.
- Brak dodatkowego stresu – pracownicy ZZL dzięki implementacji systemów ZZL nie są narażeni do dodatkowe koszty psychologiczne. Systemy te są bowiem przyjazne dla użytkowników, którym ponadto zabierają część obowiązków. Software takowy posiada bowiem narzędzia programowe i opcje pomocy, która służą rada, kiedy użytkownik nie wie co dalej zrobić.
- Opłacalność – dzieje się tak oczywiście tylko wtedy gdy dany sprzęt, oprogramowanie i personel rzeczywiście służ polityce firmy. Nie da sie zaprzeczyć, że w dzisiejszych czasach nawet małe firmy korzystają z prostych systemów zarządzania różnymi obszarami działalności swojego przedsiębiorstwa.
Chcąc wdrożyć system zarządzania zasobami ludzkimi w firmie należy przede wszystkim jednak dokonać gruntowanej analizy kosztów i przeprowadzić rachunek ekonomiczny dla poszczególnych sytuacji. Koniecznym wydaje się też odpowiedź na pytania o celowość i funkcje takiego systemu: jakie są potrzeby pracownika ZZL i jak bardzo system taki może być pomocny?
Warto zaznaczyć, iż na to czy system ZZL będzie efektywny wpływ ma sama rola ZZL w organizacji:
- Biurokratyczna – dawny dział kadr. Zakres obowiązków ograniczony do odpisywania umów o pracę, nadzór nad obecnością i przestrzeganiem regulaminu pracy. Wpływ systemów ZZL na te działania może być minimalny. Wdrożenie np. sztywnych ram czasowych, odnotowywanych w bazie danych, nie uznających różnych zmiennych np. spóźnienie, może demotywować pracowników.
- Funkcjonlana – obok zadań formalnoprawnych dział wspiera okazjonalnie procesy szkoleniowe, motywacyjne oraz rekrutacji i selekcji pracowników, szczególnie na stanowiska menedżerskie.
- Systemowa – dział ZZL odpowiada za cała politykę personalną firmy, zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym. Zastosowanie w tym przypadku informatycznych systemów ZZL jest jak najbardziej wskazane.
