Zarządzanie finansowe usługami informatycznymi – funkcja i proces w fazie Strategia Usług (ang. Service Strategy) odpowiedzialny za zarządzanie wymaganiami dostawcy usług informatycznych dotyczącymi: budżetowania, zarządzania kosztami usług informatycznych i naliczania opłat. Zarządzanie finansowe usługami informatycznymi zabezpiecza odpowiedni poziom finansowania dla: projektowania, rozwoju i świadczenia usług, by realizować strategię organizacji w sposób efektywny kosztowo.
CELE
Zadania procesu zarządzanie finansowe usługami informatycznymi można podsumować jako:
- zabezpieczenie właściwego poziomu finansowania projektowania, rozwoju i dostarczania usług informatycznych potrzebnych do wspierania strategii usług
- zapewnienie, że dostawca usług informatycznych nie przyjmuje zobowiązania do świadczenia usług, którego nie będzie w stanie wypełnić
- znalezienie balansu pomiędzy kosztem i jakością usług oraz pomiędzy podażą i popytem.
Do celów procesu zarządzanie finansowe usługami informatycznymi należą:
- określanie i utrzymywanie ram dla:
- zabezpieczenie finansowania dla zarządzania świadczeniem usług
- identyfikacja, zarządzanie i komunikowanie kosztów świadczenia usług
- odzyskanie koszu świadczenia usługi (a w przypadku zewnętrznego dostawcy usług oczekiwanego profitu)
- ocena wpływu finansowego nowej lub zmienionej strategii
- przestrzeganie polityk i zasad ogólnych całej organizacji oraz szczegółowych dostawcy usług informatycznych
- ponoszenie pełnej odpowiedzialności za pieniądze wydawane na projektowanie, rozwój i dostarczanie i wspieranie usług informatycznych
- planowanie potrzeb finansowych dostawcy usług
ZAKRES
Właścicielem procesu zarządzanie finansowe usługami informatycznymi często jest specjalnie dedykowany departament w organizacji dostawcy usług informatycznych zazwyczaj podlegający bezpośrednio dyrekorowi działu informatyki lub dyrektorowi finansowemu.
Proces zarządzanie finansowe usługami informatycznymi ma trzy podstawowe aspekty:
- Zarządzanie kosztami usług informatycznych. Mechanizm dzięki, któremu dostawca usług informatycznych rozlicza całą organizację ze sposobu wydawania jej pieniędzy.
- Budżetowanie. Panowanie i kontrolowanie przychodów i wydatków dostawcy usług informatycznych.
- Naliczanie opłat. Sposób w jaki dostawca usług informatycznych wystawia rachunki swoim odbiorcom za świadczone usługi.
Każdy z powyższych aspektów ma roczny cykl planowania oraz miesięczny cykl monitorowania operacyjnego i raportowania.
ZNACZENIE DLA BIZNESU
Proces zarządzanie finansowe usługami informatycznymi rozszerza i umożliwia podejmowanie decyzji, zwiększa sprawność i skuteczność dostawcy usług, jednocześnie zapewnia zgodność z obowiązującymi wymogami finansowymi, a także zapewnia solidną kontrolę finansów.Do głównych pytań, na które pomaga odpowiedzieć proces zarządzania finansowego należą:
- Czy strategii usług odnosi skutek w postaci satysfakcjonującego przychodu i czy jest opłacalna?
- Które usługi są najbardziej nieefektywne i dlaczego?
- Czy usługi są wykorzystywane w ilościach zgodnych z oczekiwaniami budżetu?
Dostawcy usług inwestują w proces zarządzania finansowego, aby upewnić się, że ich biznes jest prowadzony z zachowaniem odpowiedzialności finansowej – umożliwiając organizacji działanie zgodne z prawem i unikając ryzyka kar z tytułu niezgodności. Dzięki utrzymaniu rygoru zwiększa się dokładność planowania i prognozowania oraz lepsza świadomość prawdziwych kosztów i wartości każdej z usług.
Zarządzanie finansowe usługami informatycznymi a wartość
Proces dostarcza modele finansowe i doświadczenie umożliwiające kalkulację wartości.
OPIS PROCESU
Ogólną politykę i zasady zarządzania finansowego ściśle stosuje się dla wszystkich departamentów w całej organizacji. Często powoduje to powstanie dodatkowego poziomu procesu zarządzania finansowego charakterystycznego ze względu na wymagania prowadzenia tego departamentu, a jednocześnie zgodnego z ogólnym procesem zarządzania finansowego w organizacji. Zgodnie ze strategią usług ITIL® wprowadza się rozróżnienie w rozpoznawaniu tych wielu poziomów w procesie zarządzania finansowego, jak niżej:
- Zarządzanie finansowe. Proces zarządzania finansami w znaczeniu ogólnym.
- Zarządzanie finansowe na poziomie całej organizacji. Dotyczy procesu zarządzania finansami całościowo na najwyższym poziomie w organizacji, realizowanego zazwyczaj przez departament finansowy korporacji.
- Zarządzanie finansowe usługami informatycznymi. Dotyczy szczególnego sposobu, w jaki dostawca usług informatycznych zastosował proces zarządzania finansowego.
Finansowanie
Finansowanie jest to pozyskiwanie źródeł pieniędzy i alokowanie ich do określonego przeznaczeniem, na przykład finansowanie:
- projektowania,
- przekazania,
- eksploatacji,
- usprawniania
nowej usługi informatycznej. Źródła finansowania, w zależności od tego, czy pieniądze pochodzą z przychodu osiąganego, ze sprzedaży usług informatycznych do klientów zewnętrznych czy też do innych jednostek biznesowych w ramach tej samej organizacji, mogą być zewnętrzne lub wewnętrzne.
Zgodność
Zdolność dostawcy usług informatycznych do wykazania, że ma odpowiednie doświadczenie i stosuje właściwe i spójne metody prowadzenia rozliczeń finansowych.
Metody i techniki
Zarządzanie finansowe usługami informatycznymi łączy w sobie:
- zarządzanie kosztami usług informatycznych (ang. ”Accounting)
- budżetowanie (ang. ”Budgeting), i
- naliczanie opłat (ang. ”Charging).
Stąd pochodzi często spotykany skrót: ABC. Znaczenie poszczególnych terminów można rozumieć jak niżej:
- ”Accounting – zarządzania kosztami usług informatycznych. Proces, który monitoruje przychody z usług informatycznych oraz rzeczywiste koszty ich świadczenia i porównuje koszty rzeczywiste z zaplanowanymi w budżecie, a także podejmuje zarządzanie w przypadku wystąpienia odchyleń. Zarządzanie kosztami obejmuje poniższe działania, techniki i metody:
- model kosztów
- centrum kosztów i jednostka kosztowa
- typ kosztu i element kosztu
- klasyfikacja kosztów
- analiza i raportowanie
- plany działań.
- ”Budgeting – budżetowanie. Działania związane z prognozowaniem wydatków oraz kontrolą ich realizacji. Należą do nich:
- analiza poprzedniego budżetu,
- ocena planów,
- szacowanie kosztów i przychodów,
- przygotowanie budżetu.
- ”Charging – naliczanie opłat. Działania te są opcjonalne w przypadku wewnętrznego dostawca usług, o tym czy będą wykonywane decyduje ogólna polityka zarządzania finansowego całej organizacji. Natomiast dla zewnętrznego dostawcy usług jest to sposób w jaki dostawca usług uzyskuje swój przychód i zysk. Naliczanie opłat obejmuje:
- politykę naliczania opłat,
- element rozliczeniowy,
- wycenę,
- fakturowanie.
Wyzwalacze
- cykle raportowania okresowego,
- audyty,
- zapotrzebowanie na informacje finansowe od innych procesów zarządzania usługami,
- wprowadzenie naliczania opłat dla wewnętrznych usług informatycznych lub potrzeba określenia ceny dla usług zewnętrznych.
Wejścia
- wymagania prawne, regulacje zewnętrzne lub polityki zarządzania finansowego całej organizacji, normy i przepisy,
- Powszechnie Uznawane Zasady Rachunkowości,
- źródła danych gdzie przechowywane sa informacje finansowe (baza dostawców, system zarządzania konfiguracją (ang. CMS)),
- portfel usług.
Wyjścia
- ocena wartości usług,
- analiza inwestycji w usługi,
- zgodność,
- optymalizacja kosztów,
- analiza wpływu na biznes,
- pewne planowanie.
Role
Menedżer ds. finansów – (właściciel procesu). Menedżer ds. finansów jest odpowiedzialny za zarządzanie:
- budżetowaniem,
- kosztami usług informatycznych i
- wymaganiami na naliczanie opłat
W ramach organizacji dostawca usług informatycznych.
Odpowiedzialność
Macierz odpowiedzialności: Proces zarządzanie finansowe usługami informatycznymi.
| Rola ITIL/Podproces | Menedżer ds. finansów |
|---|---|
| Wsparcie zarządzania finansowego | A R |
| Planowanie finansowe | A R |
| Analizy finansowe i raportowanie | A R |
| Fakturowanie usług | A R |
A: (ang. Accountable) Odpowiedzialność zarządcza – zgodnie z modelem RACI, osoba ostatecznie odpowiedzialna z prawidłowość i dokładne wypełnianie procesu zarządzania finansowego usługami informatycznymi w ITIL®.
R: (ang. Responsible) Odpowiedzialność – zgodnie z modelem RACI, osoba odpowiedzialna za realizację zadań w procesie zarządzania finansowego usługami informatycznymi w ITIL®.
Powiązania
- Wszystkie procesy zarządzania usługami. Proces zarządzanie finansowe usługami informatycznymi jest wykorzystywany w każdym z procesów w celu określenia kosztów i profitów danego procesu.
- Zarządzanie strategiczne usługami informatycznymi. W celu przełożenia startegii organizacji na strategię usług informatycznych.
- Zarządzanie portfelem usług. Proces ten dostarcza strukturę usług potrzebną do określenia kosztów i modeli naliczania opłat.
- Zarządzanie relacjami z biznesem. Proces ten dostarcza informacji do zarządzania finansowego na temat tego, jak biznes ocenia wartość usług informatycznych.
- Zarządzanie potencjałem wykonawczym i Zarządzanie dostępnością. Procesy te udostępniają informację o wydajności.
KRYTYCZNE CZYNNIKI SUKCESU I KLUCZOWE WSKAŹNIKI WYDAJNOŚCI
Tabela zawiera przykładowe krytyczne czynniki sukcesu dla procesu zarządzanie finansowe usługami informatycznymi oraz przykłady odpowiednich dla danego czynnika sukcesu (CSF), kluczowych wskaźników wydajności. Należy monitorować spełnienie KPI i wykorzystać tą informację do identyfikacji okazji i do usprawnień oraz zapisywać ten fakt w rejestrze CSI w celu dalszej oceny i ewentualnej implementacji.
Przykładowe krytyczne czynniki sukcesu i kluczowe wskaźniki wydajności dla procesu Zarządzanie finansowe usługami informatycznymi
| Krytyczny czynnik sukcesu | Kluczowy wskaźnik wydajności |
|---|---|
| Ogólne zasady organizacji w zakresie identyfikacji, zarządzania oraz komunikowania informacji finansowych dotyczących kosztów i profitów związanych usługami informatycznymi. | Ustalone standardy zarządzania finansowego w organizacji, zasady i plan kont. |
| Dostarczane na czas, bezbłędne raporty finansowe. | |
| Zarządzanie finansowe usługami informatycznymi jest kluczowym elementem oceniania strategii. | Dla wszystkich strategii jest solidnie opracowana analiza ROI. |
| Dokładne prognozowanie finansowe. | |
| Jest finansowanie dla świadczenia usług. | Jest finansowanie dla świadczenia uzgodnionych usług. |
| Jest dostępne finansowanie dla badań i rozwoju nowych usług. | |
| Pieniądze wydawane na tworzenie, dostarczanie i wspieranie usług można dokładnie rozliczać przez | wykorzystanie właściwego systemu rachunkowego. |
| systematyczne raportowanie kosztu usług. | |
| Dostawca usług może odpowiednio naliczać opłaty za korzystanie z usług. | Naliczanie opłat jest przeprowadzane w sposób uzgodniony z klientami, bezbłędne i wykonane na czas. |
| Skargi klientów i liczba zapytań dotyczących naliczania opłat jest poniżej uzgodnionego poziomu procentowego, a rozwiązania dostarczane są w uzgodnionym reżimie czasowym. |
WYZWANIA I RYZYKA
Wyzwania
- Raportowanie finansowe może się zbyt mocno skupiać na kosztach infrastruktury i aplikacji zamiast na pełnym koszcie usług.
- Plan kont zarządzania finansowego usługami informatycznymi musi odpowiadać potrzebom dostawcy usług informatycznych i nie wystarczy, że jest tylko zgodny z ogólną polityką i zasadami zarządzania finansowego całej organizacji.
- Skupianie się na redukowaniu kosztów, a nie optymalizowaniu kosztów.
- Trudności związane z wprowadzeniem wewnętrznego naliczania opłat za usługi informatyczne – wymaga to zmiany kulturowej oraz zmiany sposobu w jaki mierzone jest powodzenie usług informatycznych, a także sposobu jak artykułowana jest wartość usług.
Ryzyka
- Wynikające z braku dedykowanych zasobów dla procesu zarządzanie finansowe usługami informatycznymi podejmowanie decyzji inwestycyjnych w oparciu o niedostateczne informacje.
- Narażenie na kary za niezgodność wymaganiami prawnymi i regulacjami zewnętrznymi.
- Brak dostępu do wykwalifikowanych i kompetentnych pracowników znających zarówno świat usług informatycznych jak i rachunku kosztów.
