Transakcja to umowa między kupującym a sprzedającym na wymianę towarów, usług lub instrumentów finansowych takich jak akcje giełdowe, indeksy, towary i surowce, obligacje, kontrakty futures).
W rachunkowości zdarzenia wpływające na finanse firmy muszą być rejestrowane w księgach, a transakcja księgowa będzie rejestrowana w różny sposób, jeśli firma stosuje rachunkowość memoriałową, a nie kasową. Rachunkowość memoriałowa rejestruje transakcje, gdy przychody lub koszty są realizowane lub ponoszone, natomiast rachunkowość kasowa rejestruje transakcje, gdy firma faktycznie wydaje lub otrzymuje pieniądze. Może to wymagać listu intencyjnego lub protokołu ustaleń.
Zrozumienie transakcji
Transakcje w zakresie sprzedaży między kupującymi a sprzedającymi są stosunkowo proste. Osoba A daje osobie B określoną kwotę pieniędzy na towar, usługę lub produkt finansowy.
Transakcje mogą stać się bardziej złożone w świecie rachunkowości, ponieważ firmy mogą czasami zawierać transakcje dzisiaj, które nie zostaną rozliczone do przyszłej daty, lub mogą mieć dochody lub wydatki, które są znane, ale jeszcze nie są należne. Mogą również wystąpić transakcje stron trzecich. To, czy firma rejestruje transakcje przychodów i kosztów przy użyciu metody memoriałowej czy kasowej, wpływa na sprawozdawczość finansową i podatkową firmy.
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
- Transakcje są obsługiwane w różny sposób w różnych systemach księgowych.
- Rachunkowość memoriałowa rozpoznaje transakcję w momencie dostawy lub faktury.
- Rachunek kasowy rejestruje transakcje, gdy płatność jest dokonywana lub otrzymywana.
Rejestrowanie transakcji za pomocą rachunkowości memoriałowej
W rachunkowości memoriałowej firma rejestruje przychody po zakończeniu usługi lub wysyłce i dostarczeniu towarów. Jeśli inwentaryzacja jest wymagana przy rozliczaniu dochodu firmy, a firma zazwyczaj ma przychody brutto przekraczające 1 milion USD rocznie, firma zwykle stosuje metodę memoriałową księgowania sprzedaży i zakupów.
Rachunkowość memoriałowa koncentruje się na tym, kiedy dochód jest osiągany, a koszty ponoszone. Wszystkie transakcje są rejestrowane bez względu na datę wymiany gotówki. Na przykład firma sprzedająca towar klientowi na kredyt w sklepie w październiku rejestruje transakcję natychmiast jako pozycję na należności (AR) do momentu otrzymania płatności. Nawet jeśli klient nie dokona płatności gotówką za towar do grudnia, transakcja jest rejestrowana jako dochód za październik.
Ta sama koncepcja dotyczy towarów lub usług, które firma kupuje na kredyt. Wydatki biznesowe są rejestrowane przy otrzymywaniu produktów lub usług. Na przykład zapasy zakupione na kredyt w kwietniu są rejestrowane jako wydatki za kwiecień, nawet jeśli firma nie dokona płatności gotówkowej za zapasy do maja.
Rejestrowanie transakcji za pomocą rachunkowości kasowej
Większość małych firm, zwłaszcza jednoosobowych firm i spółek osobowych, stosuje metodę kasową. Dochód jest rejestrowany, gdy klient otrzymuje gotówkę, czeki lub płatności kartą kredytową. Na przykład firma sprzedaje klientowi 10 000 USD widżetów w marcu. Klient płaci fakturę w kwietniu. Firma rozpoznaje sprzedaż po otrzymaniu gotówki w kwietniu. Podobnie wydatki są rejestrowane, gdy dostawcy i pracownicy są opłacani. Na przykład firma kupuje 500 USD materiałów biurowych w maju, a płaci za nie w czerwcu. Firma rozpoznaje zakup, gdy płaci rachunek w czerwcu.
Podstawa kasowa rachunkowości jest dostępna tylko wtedy, gdy firma osiąga sprzedaż poniżej 1 miliona USD rocznie. Ponieważ żadne złożone transakcje księgowe, takie jak rozliczenia międzyokresowe, nie są konieczne, podstawa gotówkowa jest łatwiejsza niż podstawa memoriałowa do rejestrowania transakcji. Jednak zazwyczaj losowy termin wpływów i wydatków gotówkowych oznacza, że raportowane wyniki mogą różnić się między niezwykle wysokimi a niskimi zyskami z miesiąca na miesiąc.
