Kapitał zapasowy – jest to składnik kapitału własnego jednostki przeznaczony na pokrycie ewentualnych strat finansowych. Kapitał zapasowy jest to rezerwa finansowa, która wspiera i stabilizuje działalność firmy. Kapitał zapasowy nie jest obowiązkowy dla spółek osobowych, statutów i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
Spółka akcyjna
W spółce akcyjnej co najmniej 8% zysku za dany rok obrotowy powinien być przeznaczony na kapitał zapasowy, dopóki kapitał ten nie osiągnie co najmniej jednej trzeciej kapitału zakładowego. Wszystkie nadwyżki osiągnięte przy emisji akcji powyżej ich wartości nominalnej powinny być przeniesione na kapitał zapasowy, a pozostałe – po pokryciu kosztów emisji akcji. Koszty emisji akcji bezpośrednio przy powstaniu spółki akcyjnej pokrywane są z kapitału zapasowego znajdującego się w kapitale zapasowym. Na kapitał zapasowy składają się również wpłaty akcjonariuszy w zamian za przyznanie szczególnych uprawnień ich dotychczasowym akcjom, chyba że wpłaty te zostaną przeznaczone na pokrycie nadzwyczajnych odpisów lub strat.
O zastosowaniu kapitału zapasowego decyduje walne zgromadzenie akcjonariuszy. Jednakże część kapitału zapasowego (w wysokości jednej trzeciej kapitału zakładowego) może być wykorzystana jedynie na pokrycie strat wykazanych w sprawozdaniu finansowym. Jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przekraczającą sumę kapitału zapasowego i jednej trzeciej kapitału zakładowego, zarząd jest zobowiązany do niezwłocznego zwołania walnego zgromadzenia w celu podjęcia decyzji o kontynuowaniu działalności spółki.
Dokonanie zmian w kapitale zapasowym pociąga za sobą decyzję o umorzeniu akcji własnych. Do kapitału zapasowego stosuje się dodatnią różnicę między wartością nominalną akcji a ich ceną nabycia. Powoduje to podwyższenie kapitału zapasowego spółki. Jeżeli jednak różnica ta jest ujemna, należy ją uznać za zmniejszenie kapitału zapasowego. Pozostałą stratę (jeżeli przewyższa ona kapitał zapasowy), przewyższającą kapitał zapasowy, należy wykazać jako stratę z lat ubiegłych i opisać w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego za rok, w którym nastąpiło obniżenie kapitału zakładowego. To samo powinno mieć miejsce w przypadku zbycia akcji własnych z zyskiem lub stratą.
Spółka z o.o.
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością tworzenie kapitału zapasowego powinno być przewidziane w umowie spółki lub w uchwałach zgromadzenia wspólników. Kapitał zapasowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może zawierać następujące pozycje: nadwyżkę udziałów objętych ponad ich wartość nominalną, zysk netto na podstawie uchwały wspólników o podziale zysku, dodatkowe świadczenia dla spółki z tytułu udziałów o szczególnych uprawnieniach, dodatnie różnice między wynagrodzeniem za umorzone udziały a ich wartością nominalną, jeżeli umorzenie nastąpiło w drodze obniżenia kapitału zakładowego, nadwyżkę z aktualizacji wyceny niewykorzystanych środków trwałych.
