Sterowanie zapasami, Zarządzanie materiałami, ang. Materials management Zarządzanie zapasami – całokształt zjawisk i procesów związanych z gospodarowaniem materiałami na wszystkich szczeblach zarządzania. Do gospodarki materiałowej zalicza się procesy pozyskania, zapotrzebowania i wykorzystania materiałów we wszystkich fazach procesu gospodarczego oraz ich przemieszczania. Zarządzanie zapasami odnosi się głównie do sfery produkcji stosunkowo tanich przedmiotów z dostatecznie dużą szybkością obrotu.
CELE I ZADANIA
Do celów zarządzania zapasami należą:
- zapewnienie odpowiedniego poziomu obsługi klientów wewnętrznych i zewnętrznych z uwzględnieniem jakości i stosunku do całości zrealizowanych zamówień;
- obserwacja bieżącego i przyszłego zapotrzebowania na wszystkie dobra konieczne dla uniknięcia nadwyżek oraz braków w produkcji;
- minimalizowanie kosztów poprzez zmniejszanie różnorodności zapasów, ustalanie ekonomicznych wielkości zamawianych partii i analizowanie kosztów tworzenia i utrzymywania zapasów.
Zadania zarządzania zapasami to:
- zarządzanie procesem zakupu;
- ocena dostawcy i współpraca z nim;
- ustalenie kryteriów wyboru dostawcy;
- magazynowanie;
- planowanie i sterowanie produkcją;
- transport zaopatrzeniowy;
- odbiór materiałów;
- kontrola jakości;
- gromadzenie i usuwanie odpadów.
KOSZTY
Spośród kosztów związanych z zarządzaniem zapasami można wyróżnić trzy grupy:
- koszty utrzymywania zapasów, do których można zaliczyć:
- koszty kapitałowe – utraconych korzyści z kapitału;
- koszty magazynowania (personel, amortyzacja budynków, zużycie materiałów pomocniczych, czynsze);
- koszty przeładunku i przemieszczania zapasów;
- koszty ubezpieczenia;
- koszty zużycia i starzenia się zapasów.
- koszty uzupełniania zapasów (zamawiania), powstają w wyniku składania i realizacji zamówień i dotyczą: założenia i odbioru zamówienia, korespondencji wewnątrz firmy, rozmów telefonicznych, odbioru przesyłek,
- koszty braku zapasów, uwzględniają one m.in. koszt utraty klienta związane z niezrealizowanym zamówieniem.
KONCEPCJE, STRATEGIE I PODEJŚCIA
Można wyróżnić trzy podstawowe strategie zarządzania zapasami:
- strategia defensywna – główna pozycją w zapasach są materiały i wyroby gotowe jak również udział zapasów w aktywach i majątku obrotowym jest wysoki w porównaniu ze średnią w branży;
- strategia ofensywna – główna pozycja w zapasach jest produkcja w toku jak również udział zapasów w aktywach o majątku obrotowym jest niski w porównaniu ze średnią w branży;
- strategia umiarkowana – to strategia o charakterze pośrednim między strategia defensywna a ofensywną.
STANDARDY, METODY I TECHNIKI
Przedsiębiorstwa maja do dyspozycji szerokie spektrum metod zarządzania zapasami. Do podstawowych metod wykorzystywanych w zarządzaniu zapasami można zaliczyć:
- Metoda ABC – polegająca na podziale zapasów na trzy grupy. Podział ten oparty jest na założeniu, że w przedsiębiorstwie są zapasy, które ilościowo stanowią duży udział w zapasach ogółem, mały pod względem wartościowym. I odwrotnie: są też takie zapasy, których udział wartościowy jest duży, a mały ilościowo.
- Analiza XYZ – jest uzupełnieniem metody ABC, w której zapasy rozpatruje się z punktu widzenia regularności zapotrzebowania i dokładności prognozowania.
- Model optymalnej wielkości zamówienia (ang. Economic Order Quantity, EOQ) – jest najbardziej rozpowszechnioną koncepcją wykorzystywaną w zarządzaniu zapasami materiałów i towarów. Wraz ze wzrostem wielkości zamówienia wzrasta poziom przeciętnych zapasów, a to z kolei powoduje spadek kosztów tworzenia i wzrost kosztów utrzymania zapasów. Jeżeli natomiast częstotliwość zamówień się zwiększy, to wielkość przeciętnych zapasów spadnie, zmniejszą się także koszty utrzymania, a wzrosną koszty tworzenia zapasów.
- JIT (Just In Time) – czyli „dokładnie na czas”, system w którym niezbędne materiały wpływają dokładnie wtedy, kiedy są potrzebne, bez zakłóceń procesu produkcji, co pomaga organizacji kontrolować zapasy surowców, ograniczając zapotrzebowanie na powierzchnię magazynową. System ten zmniejsza zakres niezbędnych nakładów organizacji na przestrzeń magazynową potrzebna do przechowywania materiałów i na same materiały. Polega ona na również na zamawianiu materiałów i części, w mniejszych partiach, zmniejszając tym samym nakłady na przestrzeń magazynową oraz nakłady zamrożone w samych zapasach.
- MRP (Materials Requirements Planning), czyli systemy planowania potrzeb materiałowych.
- DRP (Distribution Requrements Planning)- system planowania dystrybucji.
FUNKCJE
Modele zarządzania zapasami mają następujące funkcje:
- analiza rozkładu popytu – wyróżniamy stacjonarny ( popyt stabilny) i niestacjonarny popyt ( zmienny popyt);
- rozstrzygnięcie źródła zaopatrzenia – zaopatrzenie we własne przedmioty produkcji i dostawy towarów z zewnątrz;
- rozpatrzenie charakteru opóźnień – analiza odstępu czasu, między zamówieniem i otrzymaniem towaru i losowe opóźnienia.
KORZYŚCI
Efektywne zarządzanie materiałowe przynosi przedsiębiorstwu wiele korzyści:
- likwiduje niedociągnięcia i opóźnienia;
- redukuje koszty;
- pomaga w gospodarowaniu odpadami;
- optymalizuje wykorzystanie powierzchni magazynowej, środków transportu oraz produkcję;
- redukcja ryzyka wystąpienia braków;
- poprawia organizację i szybkość procesów logistycznych.
