Zarządzanie zasobami ludzkimi w MSP

Zarządzanie zasobami ludzkimi w MPS – proces zarządzania zasobami ludzkimi w małych i średnich przedsiębiorstwach.

CHARAKTERYSTYKA

Czym jest MSP

Wedle rozdziału szóstego ustawy o działalności gospodarczej z 2 lipca 2004 r. wyróżnić możemy dwa typy prywatnych działalności gospodarczych typu MSP:

• małe przedsiębiorstwo – firma zatrudniająca nie więcej niż 50 pracowników i mająca dochody nieprzekraczające 7 milionów euro. Wyróżnia się w tej kategorii także mikroprzedsiębiorstwo, gdzie pracuje nie więcej jak 10 osób, a dochód wynosi maksymalnie 2 miliony euro
• średnie przedsiębiorstwo – firma zatrudniająca od 50 do 250 pracowników i mająca dochody nieprzekraczające 50 milionów euro rocznie.

Najważniejszą rolę w tego typu firmach pełni właściciel. Sama struktura zarządzania zależy od wielkości zatrudniania. Od tego też zależy znaczenie, zakres działań i samo istnienie funkcji personalnej w firmie. Warto zaznaczyć, że firmy z branży MSP często stosują inne formy zatrudnienia, niż tylko na podstawie umowy o pracę.

Wstępna charakterystyka ZZL

W małych firmach funkcja personalna jest zazwyczaj ograniczona do podstawowych kwestii kadrowych takich jak: wynagradzanie pracowników czy załatwianie spraw urlopowych. W większości przypadków właściciele nie mają środków na organizację zaawansowanych struktur i systemów ZZL, albo nie widzą potrzeby ich wdrożenia. Odmiennie wygląda to w średnich firmach, gdzie bardziej zaawansowane struktury podnoszą znaczenie funkcji personalnej.

Większość firm branży MSP nie potrzebuje działu HR (zatrudnia małą ilość pracowników lub korzysta z usług outsourcingowych np. agencji zatrudnienia). Także zatrudnienia na umowę o dzieło przyczynia się do zmniejszania kosztów prowadzenia stałej polityki kadrowej w firmach MSP.

Zdarza się, że firmy MSP nie posiadają jasno zarysowanej struktury. Oznacza to, że poza właścicielem wszyscy pracownicy są liniowi, a ich zmienne obowiązki decyzyjne wynikają ze stażu pracy i doświadczenia oraz posiadanych kompetencji. W tym przypadku funkcja personalna może mieć charakter doraźny. Skutkować to może jednak niską jakością. Warto zaznaczyć, że dla firm MSP warunkiem przetrwania na dynamicznie zmieniającym się rynku są przede wszystkim ludzie, gdyż zasoby niematerialne czasem mogą być poza ich zasięgiem.

UWARUNKOWANIA ZZL

Firmy z branży MSP mają duży udział w kreowaniu miejsc pracy w skali państwa, a tym samym w zwalczaniu bezrobocia i dynamicznym kreowaniu ekonomiki państwa. Jako takie mogą korzystać z wielu przywilejów prawnych. W Polsce brak jednak nadal udogodnień prawnych stymulujących małą i średnią przedsiębiorczość. W roku 2004 na stu mieszkańców USA przypadało 10 firm. W Polsce tylko 1,5. Wynika to z polityki państwa, która dla polskich przedsiębiorców nie jest korzystna.

Istotne miejsce ma tutaj kwestia zatrudnienia. Właściciele firm z branży MSP dążą do uzyskania korzystnych regulacji w prawie pracy. Firmy te preferują bowiem elastyczne formy zatrudnienia, gdy tymczasem są poddani tym samym rygorom co duże i stabilne firmy, przez co nie mogą często spełnić wszystkich wymogów.

Warunkiem przetrwania firm MSP na rynku jest z kolei elastyczność, aktywna polityka i opracowywanie nowych strategii, produktów i usług. Wszystko to wpływa na znaczenie i działalność ZZL w tych firmach. Brak stabilność tych firm, może wpływać demotywująco na pracowników szukających stałego i pewnego zatrudnienia, lecz warto zaznaczyć, że firmy te mogą dać pracownikom większy wpływ na kształt przedsiębiorstwa. Małe firmy nie mające środków na prowadzenie kosztownych rekrutacji, mających pozyskać wysoce wykwalifikowanych pracowników, mogą zatem starać się przyciągać ludzi chcących w ramach małej firmy samorealizować się, ludzi o wysokim poziomie przedsiębiorczości, którzy będą namacalnie czuli, iż wpływają na rozwój firmy.

To także ważna przesłanka, przyciągająca pracowników do firm MSP. Wiele ludzi zatrudnia się w małych firmach chcąc uczestniczyć w ich rozwoju, liczą także na większe zarobki. Niebagatelne znaczenie ma tez chęć własnego rozwoju. Z czasem cele jednostki mogą stać się nawet tożsame z celami firmy.

ORGANIZACJA ZZL

Struktura zatrudnienia zależy od wielkości firm. Małe przedsiębiorstwa mają prostą strukturę, podczas gdy średnie mogą mieć ją podobną do tych, stosowanych w dużych organizacjach. O ile różnorodne stanowiska i funkcje w dużych firmach to konieczność, o tyle w przypadku MSP pojawiają się one z czasem, gdy wymaga tego sytuacja rynkowa i pozycja firmy MSP. Specyfika ta wpływa oczywiście na kształt personelu HR.

Jeśli w firmie nie ma menedżera personalnego, to sam właściciel pełni jego rolę. Do jego kompetencji należy wtedy zatrudnianie i zwalnianie pracowników, organizacja szkoleń i ocen pracowniczych czy opracowanie systemu wynagrodzeń. Z tego powodu musi on posiadać niezbędną wiedzę.

Jak wykazują badania coraz więcej właścicieli małych i średnich firm poszerza swoja wiedzę w zakresie ZZL. Oczywiście nadal korzystnym wyjściem jest korzystanie z outsourcingu rekrutacyjnego. W przypadku średnich firm działy HR są zazwyczaj szczątkowe, a ich działalność ograniczona do podstawowych zadań. W Polsce jest to już cechą trwałą, iż działy te nie zajmują się każdym aspektem ZZL.

Dla małych firm korzystanie z usług wykwalifikowanych specjalistów, z firm zewnętrznych, to najlepsze rozwiązanie. Firmy zajmujące się doradztwem personalnym mogą wspierać małe firmy w każdym aspekcie zarządzana zasobami ludzkimi. Profesjonalna obsługa pozwala małym firmo przeprowadzać skuteczne procesy rekrutacji, selekcji czy adaptacji.

STRATEGIA I METODY

Komunikacja nieformalnaMała skala działalności sprzyja komunikacji między personelem a zarządem. W MSP najbardziej rozpowszechnione są nieformalne środki przekazywania informacji np. ustne. Ta bezpośredniość sprzyja chociażby szybkiemu reagowaniu menedżera na sprawy personalne zachodzące w firmie np. konflikty. Dzieje się tak, że mała skala sprzyja szybkiemu i bezpośredniemu przepływowi informacji. Wadą jest jednak negatywny wpływ na dyscyplinę pracy. Atmosfera ta wpływa bowiem na zakłócenia w egzekwowaniu wykonania poleceń i stwarza wiele problemów w sytuacji gdy trzeba kogoś zwolnić. W średnich przedsiębiorstwach ta forma komunikacji nie jest wskazana i poleca się komunikację pisemną.

Rekrutacja i derekrutacjaFirmy z branży MSP cechuje duża fluktuacja pracowników spowodowana tym, że firmy MSP silnie podlegają zmianom rynkowym. Dotyczy to nie tylko redukcji personelu, ale i konieczności zwiększania go. Kluczowe dla małych i średnich firm jest zatem odpowiednie strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi z uwzględnieniem spodziewanych zysków.

• Rekrutacja zewnętrzne w MSP – dla MSP oprócz korzystania z pracowników poleconych (rekomendacje) istotną rolę pełni rekrutacja zewnętrzna. MSP korzystają najczęściej z ogłoszeń w internecie lub prasie. Jest to stosunkowo tania forma informowania o procesie rekrutacji. Rozmowy kwalifikacyjne zazwyczaj przeprowadza sam właściciel. Dla zachowania dobrej atmosfery pracy może on oczywiście swoje decyzje personalne konsultować z innymi pracownikami. Stosunkowo często właściciele firm z branży MSP współpracują także z urzędami pracy.
• Derekrutacja – dla MSP jest to zawsze trudny proces. Pracownicy nie są przygotowani do podjęcia nowej pracy, a byłego pracodawcę nie stać na outplacement. Warto zwrócić uwagę, że w małych firmach często wykształcają się nieformalne związki pracownika z pracodawcą i bywa, że na decyzję o zwolnieniu wpływają kwestie pozapracowe.

Selekcja Selekcja w małych firmach ogranicza się do rozmowy kwalifikacyjnej w oparciu o nadesłane CV. W MSP etatowi pracownicy nie musza stanowić trzonu kadrowego firmy. Etat to oczywisty koszt dla firmy, dlatego często MSP zatrudniają na podstawie umowy o dzieło lub umowy-zlecenie.

Szkolenia O ile w tego typu firmach nakłady na outplacement są znikome, o tyle coraz więcej firm stara się inwestować w rozwój pracowników. Szkoleniami obejmowanie są zarówno liniowi pracownicy, menedżerowie, jak i właściciele. Mali przedsiębiorcy muszą bowiem zdawać sobie sprawę z tego, że dla sukcesu firmy i osiągnięcia przewagi konkurencyjnej znaczenie ma dobrze wykształcona kadra.

Rozwój kadr służy podniesieniu zysków. W przypadku ograniczonych środków dobrym rozwiązaniem jest prowadzenie biblioteki zakładowej z literaturą fachową lub delegowanie na szkolenie jednego pracownika, który miałby nabytą wiedzę przekazać dalej.

Ścieżka kariery W przypadku MSP ścieżka kariery nie jest tak zarysowana jak w dużych firmach, bowiem nie oferuje zbyt wielu możliwości awansu. Bywa, że właściciele wręcz oznajmiają, że w ich firmie nie ma możliwości awansu stanowiskowego, a jedynie płacowy. O wiele większe możliwości awansu mogą oferować właściciele średnich przedsiębiorstw.

Wynagrodzenie i ocena pracowników W MSP rzadko korzysta się z formalnych rozwiązań płacowych np. z wykorzystaniem siatki wynagrodzeń. Wysokość płac zależy od osobistej oceny właściciela, a premie przyznawane są w oparciu o jego opinię.

W związku z tym istotnym zagadnieniem wydaje się sam proces ocenienia pracowników. W przypadku małych firm specjalistyczne narzędzia i procedury są zazwyczaj niepotrzebne, gdyż właściciel sam obserwuje pracę swoich pracowników. W MSP pracodawca może na bieżąco kontrolować przebieg pracy. Wpływa to na fakt, że pracownicy sami się pilnują, wiedząc, że są obserwowani cały czas, a nie, jak ma to miejsce w dużych firmach, okresowo. Wszystko to wpływa na to, że pracodawca może lepiej, rzetelniej ocenić pracowników i ich wkład w rozwój firmy. Skutkuje to oczywiście na wielkości wynagrodzenia.

CELE, WYZWANIA I PROBLEMY

Cele indywidualne i firmowe W przypadku wielu MSP zauważalna jest integracja celów indywidualnych z celami strategicznymi firmy. Wzrost lojalności i identyfikacji pracowników z daną firmą jest zresztą pożądany. Z czego to jednak wynika? Z jednej strony na to składają się takie czynniki jak wynagrodzenie, samodzielność, atrakcyjność działań czy możliwość samorealizacji.

Oczywiście doprowadzenie do stanu równowagi celów jest bardzo trudnym procesem. Wymaga bowiem długiej współpracy właściciele z pracownikami. W przypadku małych firm można śmiało mówić o stylu przywództwa zorientowanego na pracowników. Budowanie dobrej atmosfery współpracy w MSP zawsze musi kierować się innymi zasadami niż w przypadku dużych firm.

Warto zauważyć, iże w przypadku MSP, gdzie brak jasno określonych ścieżek awansu czynnikiem decydującym o więzi pracownika z firma jest fakt, iż sukces firmy może przełożyć się na jego własny, sukces jednostkowy.

Systemy ZZL Nowoczesne systemy ZZL wspierają prace menedżerów i działów HR w wielkich korporacjach, ale i w MSP mogą spełniać swoją rolę. Oczywiście systemy informatyczne i ich implementacja wymaga poniesienia znacznych kosztów, lecz jego wdrożenie w firmie może znacznie ułatwić właścicielowi prowadzenie polityki kadrowej i zmniejszenie kosztów w przyszłości.Przykładowo odpowiednie systemy mogą generować bazy byłych pracowników lub kandydatów czy pozwalają na zdefiniowanie kryteriów wyszukiwania potencjalnych kandydatów, tym samym upraszczając proces rekrutacji. Bez wątpienia informatyzacja ZZL jest drogą, na którą z czasem będą musiały wejść wszystkie firmy, małe, średni i duże.

Kadry w MSP a Unia Europejska W obliczu intensyfikacji kontaktów gospodarczych w ramach wspólnego rynku w UE polscy przedsiębiorcy z branży MSP muszą inwestować w odpowiednio przeszkoloną kadrę. Warto zaznaczyć, że UE otwiera nowe rynki zbytu i możliwości współpracy, a także daje możliwość pozyskiwania pracowników z innych krajów, co rozszerza możliwości rekrutacyjne.

Także korzystanie z unijnych funduszy może pozwolić MSP na dynamiczny rozwój. Firmy te muszą zatem inwestować w pracowników, którzy zajmą się ich pozyskiwaniem. Wszyscy przedsiębiorcy muszą jednak zadać sobie pytanie czy wolą przeszkolić swoich pracowników, zatrudnić specjalistów czy skorzystać z usług firm zajmujących się pozyskiwaniem takowych funduszy. Wszystko jednak zależy od wyobraźni i danej sytuacji ekonomicznej. Niewątpliwie jednak MSP mają dla siebie wielką szansę na rozwój.