Zarządzanie przez projekty – zbiór działań obejmujących planowanie, podejmowanie decyzji, organizowanie, prowadzenie, tj. kierowanie i kontrolowanie ludzi, ukierunkowanych na projekty i wykorzystywanych do skutecznego i efektywnego osiągania celów organizacji..
CHARAKTERYSTYKA
Zarządzanie przez projekty stało się bardzo popularnym narzędziem zarządzania stosowanym obecnie w organizacjach, które umożliwiło stworzenie odpowiednich technik organizacji, kontrolingu, systemów motywacyjnych, które, wsparte odpowiednią kulturą organizacyjną, dały skuteczny zestaw narzędzi, dzięki któremu zakres działań został rozszerzony z poszczególnych projektów na większą liczbę projektów, a więc od zarządzania projektami do zarządzania projektami, co stało się koncepcją zarządzania zorientowanego na klienta, widoczną we wszystkich funkcjach zarządzania: planowanie, organizacja, zarządzanie zasobami ludzkimi i kontrola. Wykorzystanie tej koncepcji przez firmę lepiej dostosowuje ją do zmieniających się warunków działania i niepewnego otoczenia, zwłaszcza w czasach dynamicznego rozwoju.
Techniki zarządzania projektami pozwalają ukierunkować zasoby firmy (dzięki odpowiedniemu doborowi i sprawnej realizacji projektów) na potrzeby klienta. W organizacji zarządzanej przez projekty techniki te są stosowane świadomie, a działalność prowadzona jest w formie projektów. Dlatego zarządzanie projektami jest nie tylko skutecznym instrumentem, ale również koncepcją zarządzania, która jest stosowana w całym systemie zarządzania firmą:
- firma zarządzana przez projekty powinna optymalnie wspierać kierownika projektu,
- firma zarządzana przez projekty powinna optymalnie wspierać zarządzanie projektami.
Planowanie w przedsiębiorstwie zarządzanym przez projekty
- Planowanie projektów – gdzie poszczególne projekty są planowane do realizacji i które obejmują terminowość, koszty, jakość i niezbędne środki.
- Planowanie wielo-projektowe, zajmowanie się grupami projektów ważnych dla strategii firmy. Planowanie portfela projektów w taki sposób, aby wykorzystać zasoby firmy do skutecznej realizacji jej celów strategicznych i operacyjnych.
Organizowanie w przedsiębiorstwie zarządzanym przez projekty
- Grupowanie zadań i zasobów w przedsiębiorstwie zarządzanym przez projekty powinno uwzględniać wysokie miejsce projektów w hierarchii organizacji.
- Firma zarządzana przez projekty buduje elastyczną strukturę organizacji procesowej, która realizuje zadania niestandardowe i innowacyjne (np. według indywidualnych potrzeb klienta).
Kierowanie w przedsiębiorstwie zarządzanym przez projekty
- Motywacja pracowników (aby praca w zespole projektowym była atrakcyjna i interesująca)
- Niezbędne szkolenie pracowników w zakresie instrumentów i technik stosowanych w zarządzaniu projektami, ponieważ narzędzia te są wykorzystywane w codziennej pracy.
- Szkolenie w zakresie pracy w zespołach projektowych w celu zwiększenia produktywności w przypadku dynamicznych grup projektowych.
Kultura w przedsiębiorstwie zarządzanym przez projekty
- Umiejętność przystosowywania do zmian
- Umiejętność pracy w zespole.
- Tolerancja dla pojedynczych błędów.
- Dobra komunikacja.
- Poczucie odpowiedzialności zbiorowej za projekt.
- Ponoszenie odpowiedzialności przez pracowników.
- Instrumenty zarządzania projektami są podstawowymi narzędziami pracy.
KONTROLA W PRZEDSIĘBIORSTWIE ZARZĄDZANYM PRZEZ PROJEKTY
Kontrola jest niezbędna dla powodzenia projektu. Jest on przeprowadzany głównie za pomocą odpowiedniego systemu informatycznego, który wspiera zarówno zarządzanie poszczególnymi projektami, jak i ich grupami. Kontroling spełnia wymagania funkcji kontrolnych. Zadania kontrolne obejmują
- koordynacja działań pomiędzy poszczególnymi projektami,
- umieszczenie poszczególnych projektów w strategii organizacji,
- nakierowanie instrumentów zarządzania projektami na wspieranie projektów,
- zabezpieczanie informacji niezbędnych do identyfikacji projektu, a tym samym jego realizacji i alokacji zasobów.
